Onnistuuko liiketoiminnan tehostaminen nappia painamalla?

Kaikissa yrityksissä pitää välillä allekirjoittaa sopimuksia tai hakemuksia ja näihin prosesseihin liittyy usein enemmän tai vähemmän manuaalisista työtä. Asiakirjojen allekirjoituskierrokset voivat usein kestää turhauttavan kauan ja vaatia monia muistutuksia. Perinteinen postitus lisää aikajanaan vielä useita päiviä puhumattakaan kustannuksista.

Perinteiseen allekirjoittamiseen verrattuna asiakirjan sähköinen allekirjoittaminen tuo prosessiin nopeutta, turvallisuutta ja kustannussäästöjä. Esimerkiksi salassapitosopimuksen kohdalla tarvitaan usein useamman eri ihmisen allekirjoitus, jolloin kaikkien osapuolien istuttaminen saman pöydän ääreen voi teettää aikataulullisia ongelmia. Mutta onnistuuko tämän prosessin siirtäminen nykyaikaan helposti? Vastaus on kyllä!

Sähköisen sopimuksen tarina – sopimus matkaan muutamalla napin painalluksella

 

Viimeisimmässä kirjoituksessani lupasin kertoa sähköisen asiakirjan elämäntarinan – Tässä se tulee!

Timo Toimihenkilö sai tehtäväkseen hankkia yrityskaupan yhteydessä kymmenen eri henkilön allekirjoitukset salassapitosopimukseen. Allekirjoituksilla oli kiire, joten Timo päätti käyttää apunaan sähköisen allekirjoittamisen palvelua.

Timo rekisteröityi palveluun syöttämällä sähköpostiosoitteensa ja tunnistautui. Sähköpostiin kilahti aktivointiviesti – Timo klikkasi linkkiä ja jatkoi tunnistautumalla henkilökohtaisilla pankkitunnuksillaan. Tämän jälkeen hän pääsi syöttämään itselleen salasanan. Nyt ei tarvinnut kuin ladata salassapitosopimus palveluun ja syöttää allekirjoittajien tiedot, johon kuului allekirjoittajan nimi, yritys sekä sähköpostiosoite. Viimeisessä vaiheessa ei tarvinnut kuin painaa ”Lähetä”.

Esivalmisteluihin ei juuri kulunut aikaa, sillä kaikki tapahtui muutamalla napin painalluksella. Lähetyksen jälkeen allekirjoittajat vastaanottivat sähköpostin, jonka kautta heillä oli tunnistautumisen jälkeen mahdollisuus päästä tutustumaan asiakirjaan sekä allekirjoittamaan se. Timo pystyi seuraamaan asiakirjan eri vaiheita sähköpostiin saamiensa viestin perusteella. Saatuaan viestin, että kaikki ovat allekirjoittaneet sopimuksen, Timo tallensi sopimuksen sähköisesti.

Sen pituinen se! – Helppoa eikö?

Digitalisoituminen on paljon muutakin kuin sähköisiä sopimuksia

Sähköisen allekirjoittamisen parhaimpiin puoliin kuuluu se, että allekirjoittaminen onnistuu missä ja milloin vain – assistentin ei enää tarvitse metsästää allekirjoittajaa paperit kourassa pitkin käytäviä tai väijyä kahvihuoneessa sopivaa tilaisuutta odottaen. Varsinkin suurempien yritysten edustusoikeutetut ovat usein kovin kiireisiä ja välillä pöydälle jätetyt, allekirjoitettavaksi tarkoitetut paperit, tuppaavat jäämään pölyttymään. Sähköinen allekirjoituspalvelu pyrkii paikkaamaan myös tämän ongelman: Järjestelmä muistuttaa allekirjoittajaa automaattisesti.

Liiketoimintaprosessien digitalisoiminen on kuitenkin paljon muutakin kuin sopimusten sähköistä allekirjoittamista. Sähköinen allekirjoittaminen voidaan yhdistää näppärästi erilaisiin hakemusprosesseihin sähköisten web-lomakkeiden avulla. Tällöin sähköisen ostoprosessin ei tarvitse katketa juuri sillä kriittisimmällä hetkellä, jolloin riski prosessin keskeytymiseen kasvaa huomattavasti. Kerron seuraavassa blogipostauksessani enemmän digitalisaatiosta käytännössä ja siitä, miten loppuasiakkaan elämää voidaan helpottaa verkossa eheän asiakkaaksituloprosessin avulla.