Sähkö tuli Vattenfall Verkkojen allekirjoituksiin

Vattenfall siirtää sopimustensa allekirjoitukset sähköisiksi. Vattenfall Verkko Oy:n ja Signom Oy:n välillä allekirjoitettu palvelusopimus mahdollistaa tuhansien sähkösopimusten sähköisen allekirjoituksen vuosittain.

Sähköiseen allekirjoitukseen siirtyminen tekee sopimuskäytännöstä entistä nopeampaa ja joustavampaa. -Ideaalitilanne on, että allekirjoitus asiakkaalta saadaan yhden puhelun aikana. Nykyaikaiset asiakkaat odottavat energiayhtiöltään hyvää palvelua ja vaativat myös nopeutta. Myös mahdollisten virheiden määrä vähenee vahvan tunnistamisen myötä, sanoo Vattenfall Verkko Oy:n asiakasjohtaja Ville Sihvola.

Tulevaisuuden tapa käyttöön jo nyt

Aluksi Vattenfall Verkot kokeilee sähköistä allekirjoitusta liittymäasiakkaidensa kanssa. Käytännössä tämä tarkoittaa noin 4000 sopimusta vuodessa.

– Meillä on vakaa usko siihen, että sähköistä allekirjoitusta voidaan tulevaisuudessa hyödyntää kaikissa sopimuksissa, sanoo Sihvola ja mainitsee esimerkkinä mm. maankäyttösopimukset.

Sihvola painottaa, että sähköisestä allekirjoituksesta ei – ainakaan tässä vaiheessa – tule ainoaa vaihtoehtoa, vaan asiakas voi yhä edelleen allekirjoittaa sopimuksen myös perinteisellä tavalla.

Signom Oy toteutti Vattenfallin sähköisen allekirjoituksen räätälöidysti. Vattenfallin puolesta vetovastuu on ollut palvelupäällikkö Tommi Lähdeaholla ja Signomissa Tekninen johtaja Harri Virtalalla. – Sähköinen allekirjoitus otetaan käyttöön osaksi Vattenfall Verkko Oy:n sopimusten hallintaprosessia, minkä kautta sopimukset saadaan vietyä integraation avulla suoraan SAPin CRM -järjestelmään, ja asemavaltuudet sopimusten käsittelyyn annettiin Vattenfallin sopimusten käsittelijöille. Sopimusten näkyvyys puolestaan tulee organisaation sopimuksista vastaaville henkilöille, kertoo Signom Oy:n operatiivinen johtaja Kai Linnervuo.

Aikaa säästyy & varmuus parantuu

Ennen sähköisen allekirjoituksen aikaa Vattenfallin palveluneuvoja lähetti sähköliittymäsopimuksen asiakkaalle postitse. Postin kulusta riippuen asiakas saa sopimuksen allekirjoitettavaksi parin päivän kuluttua. Sitten taas sopimus postiin ja parin päivän kuluttua se on Vattenfallilla.

Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa sen, että asiakas saa sopimuksen sähköpostiinsa jo myyntitapahtuman aikana, allekirjoittaa sen sähköisesti ja lähettää takaisin Vattenfalille. Signomin järjestelmä tarkistaa käyttäjän henkilöllisyyden vahvalla tunnistuksella. Yksityishenkilöiden kohdalla tämä tarkoittaa pankkitunnuksia. Yritysasiakkaiden osalta tarkistetaan myös nimenkirjoitusoikeus Patentti- ja rekisterihallituksen tietokannasta.

– Signom on tehnyt niin vahvan sähköisen tunnistuksen, että luotamme siihen, sanoo Ville Sihvola.
Kun Sihvola listaa sähköisen allekirjoituksen etuja, niin nopeuden lisäksi esille nousevat myös käsityön määrän väheneminen ja se, että sopimukset siirtyvät kokonaan sähköisiksi. Enää ei siis mapiteta paperisopimuksia, vaan kaikki sopimukset ovat siististi sähköisessä arkistossa. Nopeus tuo mukanaan tietysti myös selkeitä säästöjä prosesseissa.

Käyttöön kesäkuussa

Vattenfallin sähköisen allekirjoituksen projekti alkoi maaliskuussa. Sihvolan mukaan virallinen käyttöönotto on kesäkuussa. – Syksyyn mennessä meillä on jo paljon kokemuksia asiasta. Saatujen kokemusten perusteella katsomme, miten palvelun käyttöä laajennetaan.

Vattenfallin sopimuksista vastaava tiimi on Sihvolan mukaan suhtautunut uuteen työkaluunsa odottavasti: osa erittäin myönteisesti, osa varovaisen myönteisesti. Protestiääniä ei ole kuulunut. Erityisen mielissään on oltu siitä, että sopimusarkisto muuttuu sähköiseksi. Näihin asti perinteiset sopimukset on skannattu sähköiseen muotoon ja sen jälkeen vielä mapitettu perinteiseen arkistoon.

Linnervuo painottaa myös allekirjoituspalvelun nopeutta ja luotettavuutta.
– Allekirjoituksen vahvan tunnistamisen ja toimivallan tarkistusmenettelyn vuoksi allekirjoitusten sitovuus on perinteistä paperisopimusta parempi.

Vattenfall Verkko Oy
– Vattenfall Suomeen 1994.
– hankittujen energiayhtiöiden verkkotoiminnasta vastaa Vattenfall Verkko Oy 2002 lähtien
– vastaa 395 000 asiakkaan sähköverkkopalveluista noin sadan kunnan alueella Hämeessä, Pirkanmaalla,
Keski-Suomessa ja Pohjanmaalla
– liikevaihto Suomessa 615 miljoonaa euroa
– huolehtii sähköverkon ylläpidosta ja rakentaa sähköverkkoa sekä uusia sähköliittymiä
kumppaniyhtiöidensä kanssa
– sähköverkon valvonta 24 h/vrk
– koko Vattenfall-konsernissa 38 000 työntekijää Euroopassa
– Emoyhtiö Vattenfall AB kokonaan Ruotsin valtion omistama
– ydinmarkkina-alueet Ruotsi, Saksa ja Alankomaat. Toimintaa myös Suomessa, Tanskassa, Belgiassa, Puolassa ja Britanniassa

Signom Oy
– perustettu vuonna 2010.
– kehittänyt uuden, helppokäyttöisen tavan asiakirjojen sähköiseen allekirjoittamiseen
sekä henkilöiden ja yritysten sähköiseen tunnistamiseen.
– Signom todentaa allekirjoittajat vahvalla tunnistuksella, tarkistaa heidän nimenkirjoitusoikeudet
viranomaisen tiedoista (PRH) tai todentaa allekirjoittajan valtuuden sekä varmistaa allekirjoitettavan asiakirjan muuttumattomuuden.
– palvelut: Signom Allekirjoitus, Signom Tunnistus, Signom Yritys
– vahva tietoturva, toimii kaikilla päätelaitteilla, ei asennettavia ohjelmistoja, pilvipalvelu
– Integroitavissa osaksi yritysten sähköisiä asiointiratkaisuja

Teksti: Riittamaija Ståhle