Thou shalt know thy customer – tosiasialliset edunsaajatiedot sähköisesti

Tulevan rahanpesulain (kuten aiemmankin) keskeisenä velvoitteena yrityksille on tuntea oma asiakkaansa. Yksityishenkilön ollessa asiakkaana on homma hoidossa melko helposti. Tunnistetaan asiakas virallisesta henkilökortista tai käytetään vahvaa sähköistä tunnistautumista (esim. pankkitunnistus, mobiilivarmenne).

Yritysasiakkaan osalta tuntemisen vaatimukseen sisältyy myös nimenkirjoitusoikeuden tarkistus sekä ns. tosiasiallisten edunsaajien selvittäminen. Laissa on määritelty tarkemmin mitä tosiasiallisella edunsaajalla tarkoitetaan, mutta lyhennetty kansantajuinen muoto voisi olla kutakuinkin näin: ”henkilö, joka omistaa asiakasyrityksestä yli 25%”. Lisäksi laki edellyttää sen selvittämistä, onko yrityksen omistajissa ns. poliittisesti vaikutusvaltaisia henkilöitä.

Sähköisellä prosessilla tietojen kerääminen on nopeaa ja helppoa

Kerättävien tietojen määrittely lain mukaan ei ole se juttu, mistä tässä haluan kirjoittaa vaan se, miten tietoja asiakkaista kerätään. Nykyisinhän esimerkiksi edunsaaja-/omistajatietoja yrityksistä haetaan joko suoraan kaupparekisteristä tai esim. luottotietoyhtiöiden rekistereistä. Haasteena näissä tiedoissa on se, että ne antavat tulokseksi usein tarkastettavan yrityksen perustamishetken omistusrakenteen. Kaupparekisteriin kun ei rekisteröidä perustamisilmoituksen jälkeen mahdollisesti annettujen uusien osakkeiden omistajia, vaan vain uudet osakkeet. Omistussuhteet ovat siis voineet merkittävästikin muuttua yrityksen perustamisen jälkeen. Luottotietoyhtiöt yrittävät tuoreuttaa omistajatietoa soittelemalla yrityksiin ja lähettelemällä kirjeitä omistajatietojen päivittämiseksi. Kuulemma päivitysten suhde lähetettyihin kutsuihin on n. prosentin. Yrityksillä on yksinkertaisesti muutakin tekemistä kuin päivittää omistajatietojaan.

Tiedot kannattaakin pyytää tilanteessa, jossa asiakkaalla on intressi antaa kysytyt tiedot. Esimerkiksi kun asiakas on hakemassa lainaa, tekemässä asiakassopimusta tai jotain muuta josta arvelee hyötyvänsä. Prosessin tekeminen asiakkaalle helpoksi on luonnollisesti avainasemassa. Tiedot voidaan kerätä helposti sähköisesti esim. ohjaamalla asiakas web-lomakkeelle, jossa muuten kysyttävien tietojen lisäksi pyydetään täyttämään tosiasialliset edunsaajatiedot ja tiedon poliittisesti vaikutusvaltaisista omistajista.

 

Tosiallisten edunsaajien tiedot sähköisesti

 

Signom tarjoaa eheän toimivan prosessin

Toimitamme ratkaisuja, joissa voidaan kerätä sähköisesti tarvittavat tiedot, tunnistaa ilmoituksen antaja, tarkistaa hänen nimenkirjoitusoikeutensa (tuki myös jaetun nimenkirjoitusoikeuden tilanteisiin) sekä toimittaa allekirjoitettu lomake asiakkaamme (yllä olevassa kaaviossa siis ”Luottolaitos Oy”) tietojärjestelmiin. Eikä siinä vielä kaikki: lomakkeelle syötetyt tiedot voidaan toimittaa datana suoraan järjestelmiin. Niitä ei siis tarvitse tavata allekirjoitetusta lomakkeesta ja käsin näpytellä mihinkään. On se hieno!

 

Ossi Marko, toimitusjohtaja